志工管理系統除了可統籌管理龐大的志工基本資料外，亦可紀錄志工們的服務紀錄時數、教育訓練紀錄、獲獎紀錄、保險、津貼及考核...等資料，如同為愛心志工撰寫一部感人熱淚的服務歷史。然而，對於各地皆設有分會的組織來說，透過此系統，更能統籌管理各分會的志工人力，串起組織內所有志工的愛心，大幅提升志工人力資源運用上效益。

數量龐大的志工資料，透過志工管理系統的建檔，可以隨時掌握組織內部人力分佈及運用情形，舉凡志工基本資料、專長、服務項目、服務紀錄時數、教育訓練紀錄、獲獎紀錄、保險、津貼及考核...等資料，甚至是志工的服務心得分享都可完整紀錄下來，大幅降低傳統人力紙本管理的難度。其資料紀錄的詳細程度，使每位志工，貢獻社會、付出愛心的不平凡歷史，志工管理系統都將它們紀錄下來了。

對於規模較龐大的組織來說，擁有眾多分散在各地的分會，要做好總會與分會的志工管理就會更加困難。然而志工管理系統採用先進的雲端運算技術，不用安裝任何特別軟體，只需開啓電腦的瀏覽器、透過網路，不管在世界哪個角落，隨時隨地都可做好完整的志工管理。另外，系統設有總會、分會的權限控管，分層管理不越級，確保組織志工的順暢運作不中斷。

在做好完善的志工管理前，如何募集更多社會愛心，召集更多有志之士投入志工的行列，服務社會，更是組織的首要任務之一。志工管理系統除了可以統籌管理組織志工資料，亦可與組織的網站系統作整合，提供線上志工招募功能，一年365天，一天24小時，敞開組織大門，歡迎社會愛心人士一起投入公益服務。

傳統的志工出勤紀錄需要隨身攜帶志工服務紀錄本，但時常發生因忘記攜帶或是遺失紀錄本而造成服務時數無法正確紀錄的問題，此外，紀錄本的印刷及紙張的使用，又會對自然環境帶來一定的影響。現在，利用志工管理系統的出勤打卡功能，志工出勤時只要在電腦輸入志工編號，系統就會為您統計準確的服務時數，不會遺漏您任何一秒鐘，志工除了可以隨時上網查詢自身的服務時數，也不用擔心服務紀錄本遺失；少了服務記錄本的使用，節省的紙張，更能為環保盡一份心力。